Einführung
CoPlanner Benutzerhandbuch
Alles, was Sie benötigen, um Ressourcen sicher zu planen
Was ist CoPlanner™?
CoPlanner™ ist der agentische KI-Begleiter von Planisy — einer Plattform für die Mehrressourcen-Planung. Während Planisy das Planungscockpit ist, bildet CoPlanner™ die Intelligenzschicht darüber: Er liest Ihr gesamtes Ressourcenmodell und erlaubt Ihnen, Planung, Analyse und Konfliktlösung über Befehle in natürlicher Sprache zu steuern.
Analysieren
CoPlanner™ liest Ihr gesamtes Ressourcenmodell — Vorlagen, Elemente, Zuweisungen, Regeln und Auswertungen —, um vor jedem Handeln das Gesamtbild zu verstehen.
Vorschlagen
Er zeigt optimierte Szenarien auf, markiert Konflikte und präsentiert Optionen interaktiv in natürlicher Sprache — bereit für Ihre Überprüfung.
Ausführen
Mit Ihrer Freigabe wendet CoPlanner™ Änderungen direkt in Planisy an — Planung, Umverteilung und Lösung in einem Schritt.
Mensch in der Schleife
Sie prüfen Zwischenergebnisse, behandeln Ausnahmen und bestätigen, bevor etwas abgeschlossen wird. Die KI schlägt vor — Sie entscheiden.
Vom System, das Sie bedienen, zum System, mit dem Sie zusammenarbeiten. CoPlanner™ verwandelt Planisy von strukturierter Formulareingabe und mehrstufigen Abläufen in eine lebendige, dialogorientierte Planungssitzung — mit vollem Bewusstsein für das Ressourcenmodell.
Grundkonzepte
Diese vier Bausteine bilden das Fundament von Planisy — und das, womit CoPlanner™ arbeitet. Wenn Sie sie verstehen, holen Sie mehr aus jeder KI-Interaktion heraus.
Vorlagen
Das Schema für einen Ressourcen- oder Zieltyp. Ihr Administrator definiert sie — zum Beispiel «Ingenieur» mit Feldern für Name, Rolle und Fähigkeiten.
z. B. Person · Maschine · Projekt · Standort
Elemente
Eine konkrete Instanz einer Vorlage. «Alice Meier» ist ein Element vom Typ Person. «Projekt Alpha» ist ein Element vom Typ Projekt.
z. B. Alice Meier · Kran #4 · Standort Berlin
Zuweisungen
Eine Zuordnung, die ein Ressourcen-Element für einen bestimmten Zeitraum mit einem Ziel-Element verknüpft. Das ist die zentrale Planungsaktion.
Alice → Projekt Alpha, 14.–18. Apr.
Bedarfe
Ein Platzhalter für eine noch nicht festgelegte Ressource. «Wir brauchen nächste Woche einen Senior-Ingenieur» — als Bedarf gespeichert, bis er gedeckt ist.
Senior-Ingenieur, verfügbar 1.–5. Mai
Denkmodell: Vorlagen sind Stellenbeschreibungen. Elemente sind die Personen oder Dinge, die zu diesen Beschreibungen passen. Zuweisungen sind die Schichten oder Aufträge, die Sie ihnen geben. Bedarfe sind offene Anforderungen.
Erste Schritte
Hier ist der empfohlene Weg für Ihren ersten Tag mit CoPlanner.
- 1Ressourcentypen erkundenFragen Sie die KI: «Welche Arten von Ressourcen hat unser Unternehmen?» — sie listet alle von Ihrem Administrator konfigurierten Vorlagen auf (z. B. Ingenieure, Maschinen, Projekte).
- 2Vorhandene Ressourcen durchsuchenFragen Sie «Zeige mir alle Ingenieure» oder «Liste alle aktiven Projekte», um zu sehen, was bereits im System ist. Sie sehen Namen, Attribute und benutzerdefinierte Felder.
- 3Aktuellen Plan anzeigenFragen Sie «Was ist diese Woche geplant?», um eine lesbare Übersicht zu erhalten, wer aktuell wo eingeteilt ist.💡 Guter erster Einblick — deckt oft Lücken oder Doppelbuchungen auf, die Sie nicht kannten.
- 4Erste Zuweisung erstellenVersuchen Sie: «Weise Alice für nächste Woche Projekt Alpha zu.» Die KI prüft die Verfügbarkeit, validiert anhand der Unternehmensregeln und erstellt die Zuweisung — alles in einem Schritt.
- 5Konflikte prüfenFragen Sie «Gibt es diesen Monat Doppelbuchungen?» — CoPlanner erkennt, wenn eine Ressource doppelt zugewiesen ist, und meldet es Ihnen.
Planungsabläufe
Die drei häufigsten Planungsmuster und wie CoPlanner mit jedem umgeht.
Eine bekannte Ressource einem Projekt zuweisen Am häufigsten
→ Das Ressourcen-Element finden (z. B. «Alice Meier»)
→ Das Ziel-Element finden (z. B. «Projekt Alpha»)
→ Prüfen, ob Alice im gewünschten Zeitraum verfügbar ist
→ Zuweisung mit Start- und Enddatum erstellen
Verfügbare Ressourcen für einen Zeitraum finden Verfügbarkeitsprüfung
→ Ziel (z. B. «Standort Berlin») und Zeitfenster angeben
→ Ressourcentyp angeben (z. B. «zertifizierter Schweisser»)
→ CoPlanner gibt nur Personen/Maschinen zurück, die noch nicht gebucht sind
→ Aus der Liste wählen und die Zuweisung bestätigen
Mit einem Bedarf vorausplanen Vorausplanung
→ Sie wissen, dass Sie «im Mai einen Senior-Python-Ingenieur» brauchen, haben aber noch nicht entschieden, wen
→ Erstellen Sie einen Bedarf mit diesen Kriterien als Platzhalter
→ Bitten Sie CoPlanner später, passende Elemente zu finden
→ Wandeln Sie den Bedarf bei Bedarf in eine echte Zuweisung um
Zuweisungsregeln: Ihr Administrator hat festgelegt, welche Ressourcentypen welchen Zieltypen zugewiesen werden können. Ist eine Zuweisung nicht erlaubt, erklärt CoPlanner Ihnen den Grund — Sie müssen sich die Regeln nicht selbst merken.
Der KI-Assistent
CoPlanner enthält eine KI, die Planungsaufgaben Ende-zu-Ende übernehmen kann. Sie beschreiben in natürlicher Sprache, was Sie benötigen — sie ermittelt die nötigen Datenoperationen.
Plan anzeigen
«Wie sieht der Plan für Projekt Alpha nächste Woche aus?»
Verfügbarkeit prüfen
«Wer ist vom 21. bis 25. April auf der Baustelle Berlin verfügbar?»
Zuweisungen erstellen
«Weise alle verfügbaren Senior-Ingenieure für die nächsten zwei Wochen Projekt Beta zu.»
Konflikterkennung
«Gibt es Ressourcen, die im Mai doppelt gebucht sind?»
Mit Bedarfen vorausplanen
«Erstelle einen Bedarf für einen zertifizierten Elektriker für Projekt Gamma ab dem 1. Juni.»
Auswertungen
«Wie hoch ist die Auslastung unseres Engineering-Teams in diesem Quartal?»
Gut zu wissen: Die KI bestätigt immer, bevor sie Änderungen vornimmt. Sie sagt Ihnen, was sie tun wird — Sie können prüfen und freigeben oder Anpassungen verlangen. Sie haben jederzeit die Kontrolle.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Vorlage | Das Schema bzw. die Typdefinition für eine Ressource (vom Administrator konfiguriert) |
| Element | Eine konkrete Ressource oder ein konkretes Ziel — eine Person, Maschine oder ein Projekt |
| Zuweisung | Die Zuordnung einer Ressource zu einem Ziel über einen Zeitraum |
| Bedarf | Ein Platzhalter für eine noch nicht festgelegte Ressource |
| Blatt / Wurzel | Bei einer Zuweisung ist die Ressource das «Blatt» und das Ziel die «Wurzel» |
| Überbucht | Eine Ressource, die gleichzeitig mehr Zielen zugewiesen ist, als die Regeln erlauben |
Planungs-Workflows
Drei reale Planungsszenarien, die Sie mit dem KI-Assistenten bewältigen können — vom Personaleinsatz an einem Standort über komplexe standortübergreifende Kapazitätsplanung bis hin zur Schichtplanung.
Anwendungsfall 1 · Planung an einem Standort Am häufigsten
1 Bedarfe entdecken: Fragen Sie «Es gibt eine Baustelle namens Müller in Genf. Sie hat Bedarfe ab dem 02.03.2026. Welche Bedarfe sehen Sie?»
2 Vorschlag anfordern: Antworten Sie «Mache einen Planungsvorschlag» — die KI ordnet jedem Bedarf verfügbare Ressourcen zu und legt einen Planentwurf vor.
3 Bestätigen: Antworten Sie «Erstelle die Zuweisungen», um den Vorschlag zu übernehmen. Alle Zuweisungen werden sofort erstellt.
Anwendungsfall 2 · Standortübergreifende Kapazitätsplanung Kapazität
1 Zeitraum eingrenzen: Fragen Sie «Für den Zeitraum vom 05.10.2026 bis zum 02.11.2026 gibt es Bedarfe an 5 Baustellen. Welche Bedarfe sehen Sie?»
2 Standortübergreifenden Vorschlag anfordern: Die KI fasst alle offenen Bedarfe zusammen, prüft die Verfügbarkeit Ihres gesamten Ressourcenpools und markiert, wo Sie auslagern müssen.
3 Lücken bearbeiten: Lücken, die die KI intern nicht decken kann, werden hervorgehoben, sodass Sie genau wissen, wie viele externe Ressourcen Sie beschaffen müssen.
Anwendungsfall 3 · Schichtplanung Schichtplanung
1 Kontext mitteilen: Fragen Sie «Für die Wochen vom 11.05.2026 und 18.05.2026 habe ich Bedarfe für Früh-, Spät- und Nachtschichten, Schichtwünsche der Mitarbeitenden und Abwesenheiten (Ferien, Krankheit). Was sehen Sie?»
2 Ausgewogenen Vorschlag anfordern: Fragen Sie «Mache einen Vorschlag — wäge ihn gegen die Wünsche ab, sage mir, ob und wie viele ich auslagern muss, und gib mir eine detaillierte Tabelle.»
3 Ergebnis prüfen: Die KI erstellt eine vollständige Schichttabelle, die harte Einschränkungen (Abwesenheiten), starke Einschränkungen (Bedarfe) und weiche Präferenzen (Wünsche) — in dieser Prioritätsreihenfolge — berücksichtigt.
Einschränkungshierarchie: Die KI berücksichtigt Einschränkungen immer in dieser Reihenfolge — Abwesenheit (harte Sperre) → Bedarf (starke Anforderung) → Wunsch (weiche Präferenz). Wünsche werden soweit wie möglich erfüllt, übersteuern aber niemals harte Einschränkungen.
Unternehmensregeln
Unternehmensregeln teilen der KI mit, wie Ihre Organisation funktioniert — ihre Einschränkungen, Präferenzen und Richtlinien. Die KI wendet sie bei jeder Planungsanfrage automatisch an.
- 1Was sind Unternehmensregeln?Regeln sind in natürlicher Sprache formulierte Anweisungen, die das Verhalten der KI steuern. Beispiele: «Weise dieselbe Person niemals am selben Tag zwei Standorten zu», oder «Bevorzuge Mitarbeitende mit Genfer Zertifizierung für Genfer Standorte», oder «Auslagerung ist nur erlaubt, wenn die interne Kapazität unter 20 % liegt.»
- 2Wer kann sie festlegen?Nur Administratoren können Unternehmensregeln hinzufügen oder ändern. Sie werden in den Unternehmenseinstellungen gespeichert und global angewendet — jede KI-Planungssitzung jedes Benutzers folgt ihnen.
- 3So fügen Sie eine Regel hinzu (nur Administratoren)Fragen Sie die KI: «Füge eine Unternehmensregel hinzu: priorisiere immer interne Ressourcen vor Auslagerung.» Die KI bestätigt die Regel und speichert sie. Sie können mehrere Regeln auf einmal hinzufügen.💡 Schreiben Sie Regeln in natürlicher Sprache — kein Programmieren nötig.
- 4Typische RegelkategorienEignung — welche Mitarbeitenden welche Rollen oder Standorte übernehmen können.
Grenzen — maximale Stunden, maximal aufeinanderfolgende Tage, minimale Ruhezeit.
Priorität — intern vor extern, Senior vor Junior.
Auslagerungsschwellen — wann externer Personalbedarf markiert wird.
Compliance — Zertifizierungen, die für bestimmte Aufgaben erforderlich sind. - 5Aktive Regeln überprüfenFragen Sie die KI: «Welche Unternehmensregeln sind aktuell aktiv?» — sie listet alle Regeln auf, und Sie können sie aktualisieren oder entfernen lassen.
Empfehlung: Beginnen Sie mit 2–3 entscheidenden Regeln (z. B. Zertifizierungsanforderungen und Auslagerungsrichtlinie) und ergänzen Sie nach und nach weitere. Zu viele Regeln auf einmal können die Fehlersuche erschweren, wenn ein Vorschlag unerwartet aussieht.
