Fallstudie · Gesundheitswesen · Radiologie
Eine Radiologie plant nicht einfach Schichten. Sie plant Tumorboards, Rapporte, CT- und MRI-Pools, Triage, Tagesverantwortungen pro Körperregion, Weiterbildung und Hintergrunddienste. Am Kantonsspital Winterthur sind das 60 verschiedene Dienste, jeder einer namentlich genannten Person an einem bestimmten Tag zugeteilt und jeder von den anderen abhängig. Genau dort beginnen die Regeln: Regeln, Ausnahmen von den Regeln und Ausnahmen von den Ausnahmen. Die meisten Softwarelösungen planen einen Teil davon, weshalb der eigentliche Plan am Ende doch wieder in Excel landet, bestenfalls.
Für genau das gibt es jetzt eine Planungslösung: Planisy. Am Kantonsspital Winterthur werden die Dienste der Ärztinnen und Ärzte der diagnostischen und interventionellen Radiologie vollständig darin geplant, mit den eigenen Regeln und Ausnahmen der Klinik hinterlegt. Die Klinik musste ihre Art zu planen nicht ändern. Die MTRA und die Nuklearmedizin folgen als Nächstes, gestützt auf die bisherigen Erfahrungen.
Das ist nicht das Problem, das Ihr Workforce-System löst. Dieses erfasst, wer anwesend ist und ob die Arbeitszeitvorschriften eingehalten werden. Es erstellt nicht den Plan, wer welchen Dienst übernimmt, an welchem Gerät, an welchem Tag.
Kurz gefasst
Alle Arten von Diensten in einem Plan: Tumorboards, Rapporte, CT- und MRI-Pools, Triage, Weiterbildung und Hintergrunddienste
Die eigenen Regeln der Klinik, Ausnahmen inklusive, angewendet während der Plan entsteht
Planisy wurde an die bestehende Planungsweise angepasst, nicht umgekehrt
Jede Planerin und jeder Planer eines Teilbereichs sieht nur die eigenen Ressourcen
Live für die Ärztinnen und Ärzte der diagnostischen und interventionellen Radiologie. MTRA und Nuklearmedizin folgen als Nächstes
Eine Woche, alle Ärztinnen und Ärzte: Tagdienste, Hintergrunddienste, Absenzen und CT-Zuteilungen in einer einzigen Ansicht. Namen für die Publikation unkenntlich gemacht.
Erwartete Verbesserungen, aktuell in Messung
Schnellere Erst- und Umplanung, schnellerer Zugang zu Informationen, bessere Auslastung der Kapazitäten und weniger Planungskonflikte. Erste Hinweise deuten auf Verbesserungen von 80% oder mehr bei der Planungs- und Umplanungszeit hin. Die Messung läuft, bestätigte Zahlen werden hier publiziert, sobald sie vorliegen.
Der Kontext
In einer Radiologie muss alles geplant werden
Die Radiologie am KSW ist ein Team mit drei starken Subspezialitäten: diagnostische Radiologie, interventionelle Radiologie und Nuklearmedizin auf ärztlicher Seite, dazu die MTRA, jeweils mit eigenen Schichten, Rapporten und Spezialaufgaben.
Und es ist nicht eine Art von Arbeit. Neben den Schichten stehen Tumorboards, Rapporte, CT- und MRI-Pools, Triage, Tagesverantwortungen pro Körperregion, Weiterbildung, Arbeitsorte und Hintergrunddienste. Die meisten Werkzeuge planen einen Teil davon. Fast keines plant alles.
Daher kommen die Regeln. Die Dienste hängen voneinander ab, und aus diesen Abhängigkeiten entsteht ein dichtes Regelwerk aus Regeln, Ausnahmen und Ausnahmen von den Ausnahmen, nur teilweise dokumentiert. Dazu kommen mehrere Arbeitsorte, verschiedene Arbeitgeber- und Vertragsformen und der ständige Wechsel durch Absenzen, Notfälle und kurzfristige Änderungen.
Genau bei dieser Dichte hören Standard-Planungstools auf. Sie können sagen, wer verfügbar ist. Sie können nicht sagen, wer was macht.
60
verschiedene Dienste, jeder einer namentlich genannten Person an einem bestimmten Tag zugeteilt
12 Tumorboards
11 Rapporte
3 CT-Pools, dazu MRI, Ultraschall, Kinder-Ultraschall, Mammografie und Röntgen
6 Tagesverantwortungen, dazu Triage
3 Hintergrunddienste, für Diagnostik, IR und Nuklearmedizin
Nacht-, Spät-, Tag- und Interventionsdienste
Weiterbildung, Journal Club und Fallbesprechungen
Arbeitsorte, inklusive einer externen Klinik
Vorher
Vier Silos, ein Stapel Excel-Dateien und ein Regelwerk voller Ausnahmen, nur teilweise dokumentiert
Vor Planisy sah die Planung in der Radiologie am KSW so aus.
Die Ausgangslage
Mehrere Excel-Dateien und Planung auf Papier, nebeneinander
Getrennte Werkzeuge und Prozesse für jeden ärztlichen Teilbereich, IR, NUK und
DR, und nochmals für die MTRA
Ein dichtes Regelwerk aus Regeln, Ausnahmen und Ausnahmen von den Ausnahmen, nur
teilweise dokumentiert
Geräte häufig gar nicht eingeplant
Wochenpläne ausgedruckt, verteilt und fast sofort überholt
Jede Änderung per E-Mail kommuniziert
Was das gekostet hat
Die Umplanung band über die Klinik hinweg rund
eine Vollzeitstelle
Änderungen manuell und spät bearbeitet
Geschäftsregeln so schwer anpassbar, dass sie nur etwa
einmal jährlich überarbeitet
wurden
Keine Echtzeit-Sicht auf Engpässe
Personalplanung am Dienstplan ausgerichtet, nicht am Patientenaufkommen
Vier Planungssilos: interventionelle Radiologie,
diagnostische Radiologie, Nuklearmedizin und MTRA
Was wir in der Klinik gehört haben
«Drei Subspezialitäten, drei getrennte Planungssilos.»
«Von einer Änderung erfahre ich per E-Mail, meist zu spät.»
«Umplanen frisst etwa 20% meiner Woche.»
«Wenn die Person weg ist, die eine Regel kennt, ist die Regel auch weg.»
«Ausgedruckte Wochenpläne sind überholt, sobald sie verteilt sind.»
«Ich möchte unser Kapazitätsmanagement verbessern.»
Die Anforderungen
Was die Klinik tatsächlich verlangt hat
Die Radiologie am KSW hat nicht nach einer Dienstplan-App gesucht. Sie hat Bedingungen gestellt. Jede Lösung musste in der Lage sein:
Den realen Prozess abbilden, Ausnahmen inklusive
Nicht eine vereinfachte Variante, die zur Software passt. Das ist die Bedingung, von der alles andere abhängt.
Die Planungssilos aufbrechen
Menschen, Geräte und Dienste an einem Ort.
Schnell umplanen
Bei Absenzen oder Notfällen in Minuten statt in Stunden.
Den Informationsfluss verbessern
Über Ärzteschaft, MTRA und Administration hinweg.
Von allen angenommen werden
Auch von den skeptischsten Nutzerinnen und Nutzern. Daran entscheidet sich, ob eine Einführung gelingt.
Finanziell attraktiv sein
Ein Klinikbudget, kein spitalweites Programm.
Die meisten Werkzeuge kommen über die erste nicht hinaus.
Die Lösung
Ein Arbeitsbereich, und die eigene Logik der Klinik darin
Planisy trägt heute die Planung der Ärztinnen und Ärzte der diagnostischen und interventionellen Radiologie in einem einzigen Arbeitsbereich: Dienste, Schichten, Rapporte, Spezialaufgaben, Absenzen, Arbeitsorte und die Geräte, von denen sie abhängen. Die MTRA und die Nuklearmedizin folgen als Nächstes, gestützt auf die bisherigen Erfahrungen.
Ihre Art zu planen, im Produkt abgebildet
Die Radiologie am KSW hatte bereits eine Art zu planen, die für sie funktionierte, geprägt von ihren Rahmenbedingungen und davon, wie sie das Jahr denkt. Statt sie zu bitten, das zu ändern, haben wir den Planisy-Arbeitsbereich rasch daran angepasst. Sie nennen es den Jahresplan, und dort findet heute der grösste Teil der Planung statt.
Drei Dinge machen ihn aus. Die Regeln der Klinik sind darin hinterlegt, der Plan wird also bereits beim Erstellen geprüft. Jede Planerin und jeder Planer eines Teilbereichs sieht nur die eigenen Ressourcen, niemand muss sich an drei anderen Spezialitäten vorbeifiltern. Und das ganze Jahr ist auf einen Blick sichtbar, denn so werden Kapazitäten in der Radiologie tatsächlich entschieden.
Weitere dedizierte Ansichten sind daneben für spezifische Bedürfnisse der Klinik entstanden.
Der Jahresplan, wo der grösste Teil der Planung stattfindet. Namen für die Publikation unkenntlich gemacht.
Geschäftsregeln, umgesetzt und automatisiert
Die Planungsregeln der Klinik, inklusive der Ausnahmen und der Ausnahmen von den Ausnahmen, sind im System abgebildet und werden automatisch angewendet. Rapportdienste, Stellvertretungen, faire Wochenrotation, Regeln bei Absenzen, Bereichsfilter: einmal in der Sprache der Klinik formuliert, danach ausgeführt. Das ist der Teil, den Standardlösungen nicht leisten konnten.
Der Automator, konfiguriert für die Radiologie am KSW. Die Regeln schreibt die Klinik, nicht wir.
Täglicher Betrieb und Mobilität
Echtzeit-Ansichten und Teamfilter, mobiler Zugriff und eine sofortige Antwort auf die alltäglichen Fragen: wer hat welchen Dienst, welchen Rapport, welches Gerät, und wer ist tatsächlich anwesend. Jede Ärztin und jeder Arzt hat den eigenen Plan in der Tasche, aktuell ab dem Moment, in dem sich der Plan ändert.
Auch deshalb ist die Einführung gelungen. Die Planenden haben die Arbeitsweise behalten, der sie vertrauen, und die Automatisierung obendrauf bekommen.
Die Wirkung
Was sich verändert hat
Wo es heute steht
Live: die Ärztinnen und Ärzte der
diagnostischen und interventionellen Radiologie
Ihre Dienste, Schichten, Rapporte, Spezialaufgaben, Absenzen und Arbeitsorte, mit den
Regeln der Klinik, angewendet während der Plan entsteht
Als Nächstes: die MTRA
Als Nächstes: die Nuklearmedizin
Beide folgen gestützt auf die bisherigen Erfahrungen. Die Messung der
tatsächlichen Verbesserungen läuft
Im Alltag beobachtet
Einheitliche Planung über die Ärztinnen und Ärzte der diagnostischen und
interventionellen Radiologie hinweg
Reibungslosere Dienstzuteilung
Schnellere Reaktion auf Absenzen und Notfälle
Ärzteschaft, MTRA und Geräte in einer Ansicht
Kapazität am Patientenaufkommen ausgerichtet statt am Dienstplan
«
Als ich die Planisy-Demo zum ersten Mal sah, wusste ich, dass wir eine mögliche Antwort auf unsere komplexesten Planungsfragen gefunden hatten. Der Betrieb einer Radiologie bringt eine Dichte an Geschäftsregeln mit sich, mit der Standardlösungen schlicht nicht mithalten können, doch Planisy hat sich nahtlos an unsere spezifische Logik angepasst.
Mir war wichtig, dass alle Bereichsleitenden und Planenden vollständig überzeugt waren, bevor wir uns festlegten; zu sehen, wie schnell sie die Plattform angenommen haben, war die endgültige Bestätigung.
Prof. Roman Guggenberger
Chefarzt Klinik für Radiologie und Nuklearmedizin, Kantonsspital Winterthur
Warum Planisy
Warum der Übergang möglich war
Alle Ressourcen in einer Ansicht
Menschen, Geräte, Räume, Dienste, Aufgaben und Material, mit sichtbaren Abhängigkeiten, interaktiv auswählbar, zuteilbar und anpassbar.
Konflikte in Echtzeit sichtbar
Planungskonflikte werden erkannt und gelöst, sobald sie entstehen, mit farblichen Hinweisen, die alle auf demselben Stand halten.
Verändert von denen, die damit arbeiten
Planende ändern Daten, Regeln und Einstellungen selbst, in Echtzeit. Kein Ticket, kein Release-Zyklus. Das hat aus «die Regeln einmal im Jahr anpassen» ein «die Regeln heute anpassen» gemacht.
Überall dort, wo gearbeitet wird
Mobiltauglich und geräteübergreifend, damit eine durch einen Notfall ausgelöste Umplanung nicht warten muss, bis jemand an einem Schreibtisch sitzt.
Boost your planning
Planisy setzt bei der Art an, wie Ihre Klinik heute plant, und führt sie weit über das hinaus, was eine Tabelle oder ein Workforce-System erlaubt: alle Ressourcen an einem Ort, Ihre Regeln und Ausnahmen angewendet während der Plan entsteht, Konflikte sichtbar in dem Moment, in dem sie entstehen, und ein einziger aktueller Plan, den alle sehen, wo immer sie sind. In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie das für die Radiologie am KSW umgesetzt wurde und wie das Äquivalent für Ihre Klinik aussehen würde.
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