Muss die Ressourcenverwaltung überhaupt digitalisiert werden?
COVID hat die Digitalisierung vorangetrieben, oft bevor viele Branchen bereit waren, den Wandel zu bewältigen. Das bedeutete eine schnelle Umstellung von analogen oder halbdigitalen auf volldigitale Systeme, die in großem Rahmen und über Distanzen hinweg funktionierten. Diese Anpassungen wurden schnell zur neuen Normalität, und unsere Toleranz gegenüber analogen Systemen nahm drastisch ab. Mit der zunehmenden Vertrautheit mit digitalen Systemen wurden auch traditionell analoge Prozesse angepasst. Die Ressourcenverwaltung und -planung hingegen bleibt hartnäckig in alten Mustern hängen – gebunden an Tabellenkalkulationen ohne die Flexibilität, zu erkennen, wie durch Änderungen die betriebliche Effizienz gesteigert werden kann.
Das Ressourcenmanagement ist die tragende Säule eines jeden Unternehmens. Unabhängig von der Branche müssen in jedem Unternehmen Aufgaben innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens mit einer begrenzten Anzahl von Ressourcen erfüllt werden. Da die Verwaltung von Ressourcen allgegenwärtig und für den Unternehmenserfolg von grundlegender Bedeutung ist, stellt es nicht nur eine verpasste Chance dar, sondern schadet auch dem Geschäftsbetrieb und dem Unternehmenserfolg insgesamt, wenn der Prozess in Tabellenkalkulationen festgehalten wird.
Während dies in wirtschaftlich besseren Zeiten vielleicht noch toleriert wurde, erfordert die Wettbewerbsfähigkeit in den meisten Branchen heute ein höheres Maß an betrieblicher Effizienz und damit auch ein höheres Maß an Benutzerfreundlichkeit – d. h. Effizienz, Effektivität und Benutzerfreundlichkeit – bei der Ressourcenverwaltung. Diese Benutzerfreundlichkeit macht Unternehmen widerstandsfähiger, flexibler und somit in der Lage, schnell auf neue Veränderungen in der Welt zu reagieren. Die Digitalisierung Ihrer Ressourcenverwaltung ist ein “Muss”, um wettbewerbsfähig zu bleiben, und eine unglaubliche Chance, einen differenzierten Wert für Ihre Abläufe und deren Ergebnisse zu schaffen.
Prozessoptimierung durch Digitalisierung
Digitalisierung bedeutet, digitale Werkzeuge zu verstehen und sie in einer transformativen Weise zu nutzen.
Wenn COVID das Verständnis dafür geschärft hat, wie schnell belastbare, flexible und benutzerfreundliche Tools benötigt werden, dann ist die digitale Transformation die Maßnahme zur Veränderung von Prozessen, um neue Ebenen der Widerstandsfähigkeit zu erreichen.
Bei der digitalen Neuerfindung der Ressourcenverwaltung geht es um die Verwaltung des Ressourcenportfolios mit mehreren Arten von Ressourcen und nicht um die Planung mit nur einer Art von Ressourcen (nur Personal).
In unserer praktischen Realität werden Menschen krank, Projekte verzögern sich, Materiallieferungen gehen schief, die Kommunikation erfolgt nicht in Echtzeit, Maschinen gehen kaputt, und das alles passiert “dynamisch” zu jedem Zeitpunkt – nicht am Montagmorgen, wenn wir unsere Planung machen.
In einer solchen Welt kann uns nur eine ganzheitliche Sicht auf alle menschlichen, maschinellen, physischen und virtuellen Ressourcen in die Lage versetzen, schnell zuzuweisen, einfach zu planen, zeitnah anzupassen, Abhängigkeiten zu antizipieren, Konflikte und Fehlallokationen zu vermeiden und so das Entstehen zusätzlicher Kosten drastisch zu reduzieren oder das Geschäft zu behindern.
Lassen die 20 bekanntesten Tools auf dem Markt dieses Erfordernis wirklich außer Acht?
Ja, es sieht ganz danach aus. Wir haben uns die 20 wichtigsten Tools näher angesehen, und der Schwerpunkt liegt auf “nur Menschen” oder “in erster Linie Menschen”. Human-Resourcing-Tools lassen sich manchmal so weit ausdehnen, dass sie dem Zweck der Multi-Typ-Resourcing dienen, aber auch hier wurden sie nicht dafür entwickelt. Jeder in der IT-Welt kennt den Unterschied zwischen der Fähigkeit, einen bestimmten Anwendungsfall zu “unterstützen”, und der Fähigkeit, für einen bestimmten Anwendungsfall “konzipiert” zu sein.
Sofern andere auf dem Markt erhältliche Tools mehrere Arten von Ressourcen verwalten können, sind sie in der Regel sehr teuer – entweder in Bezug auf den Verkaufspreis oder die Gesamtbetriebskosten. Diese Tools wurden für den Einsatz in komplexen Industrieumgebungen entwickelt und optimiert und verfügen über “Old School User Interfaces”. Sie können die Komplexität nicht reduzieren, weil sie nicht dafür entwickelt wurden. Vordefinierte und fest verdrahtete Workflows und komplizierte Konfigurationsmechanismen sind die Norm, was sie umständlich, mühsam und teuer macht.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, Ihr Ressourcenportfolio auf eine datenunabhängige Abstraktionsschicht wie Excel zu extrapolieren.
Um es ganz klar zu sagen: Excel ist eine der bedeutendsten “Erfindungen” der Geschäftswelt seit der Einführung im Jahr 1985. Es schuf die Voraussetzungen für Teams, um Geschäfte und Abläufe effizient zu verwalten und die Produktivität zu steigern. Fast 40 Jahre später ist es für viele immer noch eine gute Option, um ihre Abläufe zu verwalten.
Allerdings haben sich ~40 Jahre später unsere Produktivitätserwartungen drastisch verändert. Die Abstimmung der Planung in Excel ist für das Management sehr zeitaufwändig. Es wird ein halber Tag investiert, und dann wird ein “Plan” für die Woche festgelegt, der zu einer fest einprogrammierten Einheit wird. Aber dann ändern sich die Dinge täglich oder sogar stündlich auf dynamische Weise – der Wandel ist ständig. Ressourcenabhängigkeiten und -blockaden werden nicht rechtzeitig erkannt, was verlorene Produktivitätsstunden kostet. Entweder ist der Plan mühsam zu aktualisieren oder er wird überhaupt nicht eingehalten, weil er nicht flexibel genug ist, um in Echtzeit geändert zu werden.
Darüber hinaus ist die Benutzerfreundlichkeit von Excel klicklastig, nicht intuitiv und nicht personalisiert, was bedeutet, dass alle Zeilen und Spalten uneingeschränkt sichtbar sind – “weißes Rauschen” und Ermüdung.
Kurz gesagt, egal wie gut man ist, das erforderliche Maß an Interaktivität, Visualisierung und Zusammenarbeit kann mit Excel-Arbeitsblättern einfach nicht erreicht werden.
Zusammengefasst
In einer Wirtschaft, in der betriebliche Effizienz an erster Stelle steht und Anpassungsfähigkeit und Vielseitigkeit wesentliche Anforderungen sind, ist keines der vorhandenen Ressourcenmanagement-Tools wirklich zukunftsweisend.
Ihr Ressourcenmanagement-Tool muss in der Lage sein, mehrere Arten von Ressourcen zu verwalten und eine dynamische Ressourcenzuweisung vorzunehmen – die Planung hört nie auf – und das alles mit einem viel höheren Grad an Benutzerfreundlichkeit als bei den “Old School” User Interfaces. Es muss kollaborativ sein – jeder muss Änderungen von überall aus einsehen können. Der Einrichtungs- und Schulungsaufwand sowie die damit verbundenen Reibungsverluste müssen so gering wie möglich sein.
Die Art und Weise, wie Ressourcen geplant, zugewiesen und zeitlich festgelegt werden und wie ihre Nutzung verfolgt und optimiert wird, muss grundlegend neu erfunden werden.
Die gute Nachricht ist, dass es eine solche Lösung gibt. Der Einsatz von Tools des digitalen Zeitalters in der Personalbeschaffung bietet Möglichkeiten, die es vor einigen Jahren noch gar nicht gab.
Dies ist der erste Teil einer mehrteiligen Blogserie über die Optimierung Ihrer Ressourcenplanung. In den kommenden Wochen werden wir an dieser Stelle weitere Beiträge zu diesem Thema veröffentlichen.
